[vc_row][vc_column][cmsheaing heading_text=”Helsingin Lawn-Tennis Klubi ry:n jäsen- ja asiakasrekisterin tietosuojaseloste” heading_line_height=”0px” heading_style=”style3″ heading_line_width=”170px” heading_line_h=”1px”][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]

1. Rekisterinpitäjän nimi ja yhteystiedot

Helsingin Lawn-Tennis Klubi ry
yhteyshenkilö: Juuso Jokinen
yhteystieto: toimisto@hlk.fi

 

2. Käsittelyn tarkoitukset

a) Jäsenrekisteri

Henkilötietojen käsittelyperusteena on henkilön jäsenyys seurassa. Tietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

  • seuran ja jäsenen välisen jäsensuhteen ylläpito
  • seuran toimintaan osallistuminen (esim. valmennus, kilpailut ja tapahtumat)
  • kansallinen ja kansainvälinen kilpailutoiminta (esim. ilmoittautumiset, tulokset, seurasiirrot)
  • sähköinen ja muu jäsenviestintä
  • seuran toiminnan analysointi ja tilastointi
  • seuran toiminnan kehittäminen ja laadun valvonta

b) Asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyperusteena on henkilön sopimussuhde (esim. valmennustoiminta, kilpailut ja tapahtumat) seuraan. Tietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

  • seuran toimintaan osallistuminen (esim. valmennus, kilpailut ja tapahtumat)
  • sähköinen ja muu asiakasviestintä
  • seuran toiminnan analysointi ja tilastointi
  • seuran toiminnan kehittäminen ja laadun valvonta
  • muut asiakassuhteen hoitoon liittyvät toimet

c) Uutiskirjerekisteri

Henkilötietojen käsittelyperusteena on henkilön tilaama uutiskirje (suostumus) ja tilauksen voi peruuttaa koska tahansa. Tietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

  • sähköisen uutiskirjeen lähettäminen

 

3. Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

a) Jäsenrekisteri

Jäsenrekisterissä käsitellään seuraavia tietoja:

  • nimi, sukupuoli, syntymäaika, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
  • alaikäisiltä huoltajan tiedot (nimi ja yhteystiedot)
  • HLK:n intranetin käyttäjätiedot (käyttäjätunnus ja salasana, kirjautumistiedot)
  • luvat ja suostumukset (esim. uutiskirje, kuvauslupa)
  • jäsenyyssuhdetta koskevat tiedot (esim. jäsenyyden alkamis- ja päättymispäivä, jäsenyyden tyyppi)
  • kilpailutoimintaan liittyvät tiedot (esim. ilmoittautumiset, tulokset, seurasiirrot)
  • seuran toimintaan liittyvät tiedot (esim. osallistumiset valmennukseen, kilpailuihin ja tapahtumiin)
  • muut jäsenen suostumuksella kerätyt tiedot (esim. kuvat)

b) Asiakasrekisteri

Asiakasrekisterissä käsitellään seuraavia tietoja:

  • nimi, sukupuoli, syntymäaika, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
  • alaikäisiltä huoltajan tiedot (nimi ja yhteystiedot)
  • HLK:n intranetin käyttäjätiedot (käyttäjätunnus ja salasana, kirjautumistiedot)
  • luvat ja suostumukset (esim. uutiskirje, kuvauslupa)
  • seuran toimintaan liittyvät tiedot (esim. osallistumiset valmennukseen, kilpailuihin ja tapahtumiin)
  • muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot (esim. kuvat)

c) Uutiskirjerekisteri

Uutiskirjerekisterissä käsitellään seuraavia tietoja:

  • henkilön nimi ja sähköposti
  • uutiskirjeisiin liittyvät suostumukset ja kiellot

 

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekistereissä olevat tiedot kerätään seuraavista lähteistä:

  • henkilöltä itseltään ilmoittautumislomakkeella, puhelimitse tai muulla vastaavalla tavalla
  • henkilön huoltajalta
  • väestötietojärjestelmästä tai muusta vastaavasta yhteystietorekisteristä
  • henkilön käyttämien seuran tarjoamien palveluiden perusteella

 

5. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Seuran jäsenten tiedot (nimi, syntymäaika, sähköposti ja jäsenyystieto) luovutetaan Suomen Tennisliiton pelaajarekisteriin. Tämä antaa jäsenelle mahdollisuuden hankkia kilpailemiseen oikeuttava kilpailulisenssi. Lisäksi Tennisliitto voi lähettää pelaajalle Tennisliiton sähköisiä uutiskirjeitä. Tietoa Tennisliiton pelaajarekisteristä löytyy osoitteesta www.tennis.fi/pelaajarekisteri. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen luovuttaminen. Kiellon voi tehdä ottamalla yhteyttä kohdassa 1 mainittuun yhteyshenkilöön.

 

6. Tietojen siirto kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille

Tietoja ei luovuteta kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille.

 

7. Tietojen säilytysaika

Säilytämme jäsentemme ja asiakkaidemme tietoja niin kauan, kun heillä on voimassa oleva jäsenyys/asiakkuus seuraan. Poistamme kohtuullisen ajan kuluessa niiden henkilöiden tiedot, joiden jäsenyys/asiakkuus seurassa on päättynyt, ellei tietojen säilyttämiselle ole muuta laillista perustetta.

Säilytämme uutiskirjerekisterissä olevien tietoja niin kauan, kunnes he peruuttavat uutiskirjeen tilauksen tai koko uutiskirjepalvelu lopetetaan. Poistamme kohtuullisen ajan kuluessa niiden henkilöiden tiedot, joiden uutiskirjetilaus on päättynyt, ellei tietojen säilyttämiselle ole muuta laillista perustetta.

Edellä mainituista määräajoista poiketaan, jos tietojen säilyttämiselle on jokin lakisääteinen velvollisuus (esim. työlainsäädäntöön, kirjanpitolakiin tai verotukseen liittyvä määräaika).

 

8. Kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Henkilötiedot säilytetään ainoastaan sähköisessä muodossa palvelimella, joka on suojattu palomuurilla ja tietoihin pääsee käsiksi vain salattua yhteyttä käyttämällä.

Seuran sisällä henkilötietoja käsittelevät vain ne, joilla on tehtäviensä suorittamiseksi tarve tietoihin (esim. hallituksen jäsenet, työntekijät ja muut luottamustoimissa olevat). Jokaisella tietoja käsittelevällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana, joita käyttämällä hän pääsee käsittelemään tietoja. Henkilökohtaisia käyttäjätunnuksia ja salasanoja ei saa luovuttaa kenenkään muun käyttöön. Niitä, joilla on pääsy tietoihin, on ohjeistettu käsittelemään tietoja lainmukaisesti.

Seuran hallitus valvoo henkilötietojen käsittelyä.

 

9. Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Pyyntö on osoitettava kohdassa 1 mainitulle henkilölle.

Oikeus vaatia tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukainen oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee häntä koskevat virheelliset henkilötiedot. Pyyntö on osoitettava kohdassa 1 mainitulle henkilölle.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen 17 artiklan mukainen oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot, ellei käsittelyyn ole laillista perustetta. Pyyntö ja sen perusteet on osoitettava kohdassa 1 mainitulle henkilölle.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukainen oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä. Pyyntö ja sen perusteet on osoitettava kohdassa 1 mainitulle henkilölle.

Oikeus tietojen siirtämiseen

Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukainen oikeus siirtää rekisterinpitäjälle toimittamansa häntä koskevat henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Pyyntö on osoitettava kohdassa 1 mainitulle henkilölle.

Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukainen oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Pyyntö ja sen perusteet on osoitettava kohdassa 1 mainitulle henkilölle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen 77 artiklan mukainen oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos hän katsoo, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]